煩雑化した文書の中で「目当ての書類が見つからない！」なんてこと、仕事をしていたらよくあるかと思います。普段の生活ではデジタル化がずいぶん進みましたが、ビジネスの場ではまだまだという印象が拭えません。ですが、ビジネスの場でこそデジタル化を進めるべきなのです。
文書のデジタル化の一番のメリットは、業務の効率が飛躍的に向上することです。たとえば、紙の文書を探すときはファイルを開いたり、1枚1枚中身を見たりしなくてはいけませんが、デジタル化をすることでキーワード検索ができるようになります。他にも、拠点や部門の枠を超えて文書を一元管理できるため、どこにいても簡単に文書を参照することができる上、管理コストも削減できます。さらに、バージョン管理機能があるものは常に最新版を確認できるため、データとしても紙としても保存スペースを削減できます。
また、見逃せない大きなメリットとして、複数人での共同作業が可能、というものがあります。紙の文書を取り扱っていたらまずないメリットで、複数人による共同編集により、作業効率を大幅に上げることができます。他にも、紛失などのリスクを低くすることができます。万が一文書を削除してしまっても、バックアップから復元できます。編集記録が残るため文書改ざんなども防げます。さらに、クラウド型の文書管理システムであれば、火災や地震などの万一の時にも、クラウド上にデータが残っているため、全ての記録が一度に失われることはありません。デジタル化をするとセキュリティが心配、という企業ではクラウド型ではなくオンプレミス型を使うと良いでしょう。
たとえばダイキン工業が提供している文書管理システムの『SpaceFinder』であれば、帳票に登録された文書を自動的にデータベース登録する機能がついているため、帳票項目をキーとして詳細な検索が可能です。また、文書の登録状況を可視化できるため、承認時などに特に便利です。業務の過程で膨大な文書が作成される製造業に特におすすめです。